Планирование работы частного детского сада-школа

Планирование работы в образовательном учреждении

Жизнь заключается не в том, чтобы заполучить козырные карты, а в том, чтобы хорошо сыграть теми, которые есть. Переход на самостоятельную финансово-хозяйственную деятельность образовательных учреждений заставляет руководителя учреждения посмотреть иным образом на свою управленческую деятельность. Для того чтобы учреждение могло успешно функционировать на рынке образовательных услуг, руководитель должен:

  • осознавать свою профессиональную принадлежность к менеджменту;
  • понимать среду образовательного бизнеса (экономическую, правовую, организационную);
  • усвоить ту сумму знаний, которая прямо касается менеджмента;
  • придерживаться некоторых стандартов и даже внешних атрибутов поведения, которые обычно присущи менеджерам, уметь хорошо управлять, добиваться поставленных целей.

Проясним некоторые термины

«Менеджмент» (англ.) или «управление» (русск.) – это вид деятельности по управлению людьми для достижения определенных целей в самых разнообразных организациях. Менеджмент в сфере образования — это комплекс принципов, методов, организационных форм и технологических приемов управления образовательным процессом, направленный на повышение его эффективности посредством планирования, организации, мотивация и контроля.

Вся деятельность топ-менеджера (руководителя) образовательного учреждения должна обеспечить эффективность процесса образования. Для того, чтобы успешно организовать этот процесс, руководителю нужно использовать ряд дополнительных операций, присущих менеджменту любой организации, но не всегда несущих в себе образовательный характер.

Планирование работы в образовательном учреждении

Управление маркетингом (market-рынок) — процесс изучения рынка и продвижения товара (услуги) в нем посредством управленческой концепции, образа мышления, своеобразной философия деятельности на рынке, и системы практических приемов и мер, направленных на достижение успеха на рынке.

Реклама — мысль (идея), которую нужно довести до потребителя

Виды рекламы:

  • реклама в прессе;
  • печатная реклама;
  • аудиовизуальная реклама;
  • радио- и телереклама;
  • выставки и ярмарки;
  • рекламные сувениры;
  • прямая почтовая реклама (директ мейл);
  • наружная реклама;
  • компьютерная реклама.

PR ( pablik relations ) — формирование благоприятного общественного мнения в обществе — управленческая деятельность по достижению гармонии интересов фирмы и ее социальной среды на основе правдивой информации, т.е. направлена на продвижение фирмы в обществе.

Деятельность PR состоит из четырех основных этапов:

  1. Анализ: какова проблема.
  2. Планирование: что нужно сделать.
  3. Коммуникация: как это сообщить людям.
  4. Оценка результатов: дошло ли сообщение до аудитории и произвело ли нужный эффект.

Стимулирование сбыта включает в себя все виды маркетинговой деятельности, направленные на стимулирование действий покупателя, сделать незамедлительную продажу услуги. Основные формы стимулирования сбыта: премии; скидки с цены; торговая скидка; купоны; спонсорская поддержка специальных мероприятий; игры и конкурсы и др.

Управление образовательным процессом – осуществляется на основе принятых в образовательном учреждении и его структурных подразделениях «Образовательных программ». Технологический процесс включает в себя работу с персоналом, обучающимися и родителями. Эта часть менеджмента наиболее знакома руководителю и на ней мы не будем останавливаться.

Управление финансами — формирование и регулирование всех финансовых процессов в учреждении, включая инвестиции (бюджетное финансирование оплата за дополнительные платные образовательные и др. услуги, предоставляемые учреждением, спонсорские средства и др.)

Планирование работы в образовательном учреждении

Механизмы управления финансами

Финансовый учет (налоговый, бухгалтерский и управленческий учет) — система сбора и обработки финансовой информации об учреждении, дающая ее пользователям возможность выносить обоснованные суждения о финансовом положении организации и принимать экономические решения. Составление смет и калькуляций — бухгалтерский расчет затрат в денежном выражении на осуществление работ и услуг.

Финансовое планирование — процесс оценки и выбора проекта денежных вложений, а также его формализация в виде бюджета или финансового плана

Финансовое планирование подразумевает:

  • выявление потребностей в средствах;
  • анализ альтернативных вариантов удовлетворения этих потребностей;
  • подготовку доклада для руководителя;
  • выбор лучшей альтернативы;
  • распределение имеющихся ресурсов между различными направлениями инвестирования.

Управление финансами

Управление персоналом

Управление персоналом — сфера деятельности руководящего состава организации, руководителей подразделений, направленная на повышение эффективности работы учреждения за счет повышения эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами.

Основные направления работы с персоналом:

  • концепция управления персоналом;
  • привлечение персонала;
  • подбор персонала;
  • кадровое делопроизводство;
  • адаптация персонала;
  • оценка персонала;
  • кадровый резерв;
  • развитие, мотивация и стимулирование персонала;
  • охрана труда.

Логистика

Логистика – это организация процессов разного типа и всех их вместе (кто, что, когда и в какой последовательности) Логистика – это такая «труба», по которой движутся потоки: материальные, финансовые, информационные, и с ними что-то происходит, меняется их качество. Такие потоки могут быть как внешние, так и внутренние.

Внешняя логистика образовательного учреждения регулируется нормативной базой, действующей на территории Российской Федерации. Принимая управленческие решения по различным вопросам деятельности учреждения необходимо строго соблюдать иерархию и приоритетность документов:

  1. Гражданский кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, налоговое законодательство РФ.
  2. Закон об образовании РФ и другие отдельные законы РФ.
  3. Законы субъектов Федерации.
  4. Инструкции по применению законов и иные подзаконные акты.
  5. Методические указания и рекомендации, ведомственные инструкции.
  6. Комментарии, консультации, мнения специалистов.

Логистика внутри образовательного учреждения регулируется локальными актами, издаваемыми в учреждении, в которых прописываются бизнес- и технологические процессы, происходящие в учреждении, в форме следующих документов :

  1. Положения: «О структурном подразделении», «О персонале», «Об обучающихся», «Об оплате образовательных услуг», «О материальном стимулировании», «О службе охраны труда», «Об оценке персонала» и т.п..
  2. Правила: «Внутреннего трудового распорядка», «Подготовки и передачи дел в архив», «Ведения телефонных переговоров» и т.п..
  3. Инструкции: «По делопроизводству», «По работе с кадровыми документами» и т.п..
  4. Приказы административные, по основной деятельности, по кадрам и т.п. (в соответствии с циклограммой приказов) и распоряжениями руководителя учреждения и т.д.

Процесс управления учреждением

Процесс управления учреждением – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля , необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Имеется две общих характеристики связующие эти процессы:

  • они все требуют принятия решений;
  • для всех нужна коммуникация, обмен информацией.

Коммуникации (связь, сообщение, средство связи, информацию, средство информации, контакт, общение, соединение) – это обмен информацией между другими системами, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Информация необходима менеджеру для правильного принятия решения, чтобы сделать это решение понятным для других членов организации.

Управление персоналом

Этапы планирования

Функция планирования должна отвечать на вопросы: где находится организация в настоящее время, куда должна двигаться организация, каким образом организация собирается сделать это?

Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования:

  1. Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваше учреждение) хотите достичь? Это — самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.
  2. Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?
  3. Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?
  4. Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?
  5. Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?
  6. Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план цели, поставленные на этапе 1? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.
  7. Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?
  8. Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости.

В практике работы образовательных учреждений разрабатываются три основных вида планов: перспективный, годовой и текущий.

Взгляд на перспективу

Перспективный план работы учреждения составляется обычно на 5 лет и представляет собой программу развития организационной модели учреждения. Организовать – значит создать некую структуру и определить роли и задачи каждого из элементов этой структуры для достижения целей организации.

Этапы организационной разработки:

  • Основная общая цель организации – четко выраженная причина ее существования – обозначается как ее миссия . Например, миссия НОУ «РОСТ» — « МЫ ЗАБОТИМСЯ О ТЕХ, КТО ЗАБОТИТСЯ О СВОИХ ДЕТЯХ!»
  • Стратегия — это сильная деловая концепция плюс набор реальных действий, который способен привести эту деловую концепцию к созданию реального конкурентного преимущества, способного сохраняться длительное время.

Советы:

  • Начинайте процесс структурирования / реструктурирования с разработки общей стратегической цели, или как ее называют «миссии» и стратегической концепции учреждения.
  • Разработайте стратегию того, каким образом организация собирается добиться успеха, соответствующую общей стратегической концепции учреждения.
  • Прежде чем формулировать стратегию учреждения, разработайте стратегию каждого подразделения в ее составе, представив, что все они являются как бы отдельными компаниями.
  • Определите степень взаимодействия основных подразделений учреждения с другими ее подразделениями.
  • Определив общую стратегическую концепцию и разработав соответствующую стратегию, приступайте к созданию организационной структуры, которая способствовала бы осуществлению этой стратегии.
  • Для сохранения конкурентоспособности учреждения его организационная,структура должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной услуге и на конкретном конечном потребителе, чтобы во главе этой работы стояли компетентные менеджеры среднего звена, подотчетные руководителю учреждения.

Годовой план

Годовой план работы учреждения может быть разработан в разных формах и может содержать в себе разные составляющие, например:

  • описание основных блоков работ – с указанием результатов по каждому из них, связи с другими задачами, блоками работ плана;
  • блок-схема, сетевой график – с описанием результатов и комментариями по отдельным блокам работ;
  • диаграмма Гантта, календарный план-график работ;
  • табличный перечень задач – с указанием требуемых ресурсов;
  • распределение задач между сотрудниками учреждения и сторонними исполнителями – с указанием выполняемых функций (исполнение, управление, контроль, экспертиза и т.п.);
  • инструкции исполнителям по отдельным работам.

    Конкретный выбор формы плана определяется перед началом работ

При выборе любой формы план должен содержать:

  • перечень результатов со способом их измерения (оценки достижения);
  • решаемые задачи (разбиение проекта на последовательно и параллельно решаемые задачи);
  • результаты каждой из задач;
  • требуемые ресурсы их решения.

Подготовка плана работы осуществляется в течение текущего учебного года и обычно проходит по следующим этапам:

  1. Руководитель учреждения, его заместители и руководители служб изучают новые нормативные, инструктивные документы, теоретические и методические материалы по вопросам развития образовательного учреждения, образования в целом и планирования в частности.
  2. Руководитель учреждения создает инициативную группу по разработке и корректировке структуры проекта плана, определяются источники и формы сбора необходимой информации.
  3. Анализируется получаемая информация, заслушиваются отчеты о работе членов комиссий и руководителей подразделений учреждения, делаются выводы о выполнении целей, поставленных на текущий учебный год, выявляются причины возникающих трудностей и пути их устранения в перспективе.
  4. Подготавливается и обсуждается проект плана. Устанавливаются цели на следующий год. В новом учебном году на первом заседании совета учреждения, (педсовета, заседания трудового коллектива) годовой план получает одобрение и далее утверждается руководителем учреждения и / или учредителем (в соответствии с полномочиями, предоставленными в Уставе учреждения).

Примерное содержание годового плана работы учреждения на учебный год

Обобщая различные варианты планов работы учреждения на год, и учитывая изложенные ранее требования к планированию, рассмотрим один из возможных вариантов и этапов составления годового плана.

Краткий анализ итогов работы учреждения за прошедший год

Анализ работы в годовом плане учреждения – это не простое перечисление достижений и неудач учреждения а, прежде всего, сравнение целей, которые мы ставили на прошедший учебный год и то, как мы их выполнили и причины их невыполнения.

Причинами невыполнения плана могут быть:

  • высокая плотность (перегрузка плана);
  • неравномерность распределения работы между исполнителями;
  • неравномерность распределения работы по месяцам;
  • неконкретность запланиро¬ванного мероприятия;
  • недостаток финансовых средств;
  • непродуманная организация дела;
  • нестабильность кадров;
  • отсутствие контроля (слабый контроль);
  • недисциплинированность;
  • болезнь исполнителей;
  • другие причины.

Постановка целей на новый учебный год

Из объективного анализа вычленяются цели на новый учебный год. Их не может быть много, их должно быть 2 — 3. Это цели, над которыми должен работать весь коллектив образовательного учреждения, включая и педагогов и различные службы сопровождения образовательного процесса.

Планирование работы на год

Годовой план составляется на учебный год, включая летний период. В плане выделяются разделы (блоки) управления образовательным учреждением. План состоит из двух частей: организационной (мероприятия, сроки) и ресурсной (материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы). В представленном варианте годового плана указаны блоки, касающиеся непосредственно управленческой деятельности топ-менеджера учреждения, в подчинении которого находятся несколько структурных подразделений. В план включены мероприятия необходимые для нормального функционирования учреждения, так и мероприятия, направленные на его развитие.

Планирование на учебный год

Дела текущие

Текущий план составляется на месяц или другой период. Он является конкретизацией и логичным продолжением годового плана учреждения.

Таким образом, планирование работы в учреждении ежегодно проходит по следующему циклу:

  • анализ работы прошедшего года;
  • постановка новых целей на следующий учебный год;
  • организация мероприятий работы по исполнению поставленных целей;
  • мотивация персонала на их исполнение;
  • контроль выполнения поставленных целей;
  • корректировка плана.

Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке

Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают наши планы. Т.е. отклонения от плана практически неизбежны. Как поступать при этом руководителю? Есть два пути.

При выявлении отклонений можно стремиться к возврату на плановую траекторию движения. Для этого могут понадобиться дополнительные ресурсы (материальные, кадровые, финансовые). Можно лишь зафиксировать отклонения и учесть их при составлении плана на новый учебный год. Решение зависит от того, насколько для организации важен план — является ли он «законом» или же только «руководством к действию», задающим желательное направление движения.

Выборочный контроль применяется тогда, когда полный контроль является разрушающим, и тогда, когда полный контроль становится экономически нецелесообразным. Выборочный контроль удобен для административного контроля тех целей годового плана, которые стоят перед учреждением.

Снятие механизмов контроля (эмпауэрмент)

Это атмосфера работы, определяемая проводимой в организации политикой, в которой сотрудникам предоставляются полномочия и ответственность за решения на том уровне, на котором они действуют. Роль руководителя, менеджера, лидера – это роль учителя.

Организация, практикующая эмпауэрмент, должна выполнять пять условий:

  • четкие ориентиры границ полномочий;
  • четкое определение ответственности;
  • увеличение знаний;
  • поддержка при принятии решений;
  • удовлетворенность ожидания персонала.

В заключении поставим перед собой вопрос: будет ли работать учреждение, у которого вообще нет годового плана? Я вынуждена ответить, что будет. Педагоги по–прежнему ежедневно будут приходить на работу, давать знания обучающимся, выполнять программу. Следовательно, годовой план работы учреждения нужен не для того, чтобы организовать учебно – воспитательный процесс, а для того, чтобы, объединив усилия всех участников образовательного процесса, (а в первую очередь педагогов, т.к. их большинство в образовательном учреждении) на решение главных для учреждения целей и получить при этом наилучший конечный результат.