Жизнь заключается не в том, чтобы заполучить козырные карты, а в том, чтобы хорошо сыграть теми, которые есть. Переход на самостоятельную финансово-хозяйственную деятельность образовательных учреждений заставляет руководителя учреждения посмотреть иным образом на свою управленческую деятельность. Для того чтобы учреждение могло успешно функционировать на рынке образовательных услуг, руководитель должен:
- осознавать свою профессиональную принадлежность к менеджменту;
- понимать среду образовательного бизнеса (экономическую, правовую, организационную);
- усвоить ту сумму знаний, которая прямо касается менеджмента;
- придерживаться некоторых стандартов и даже внешних атрибутов поведения, которые обычно присущи менеджерам, уметь хорошо управлять, добиваться поставленных целей.
Проясним некоторые термины
«Менеджмент» (англ.) или «управление» (русск.) – это вид деятельности по управлению людьми для достижения определенных целей в самых разнообразных организациях. Менеджмент в сфере образования — это комплекс принципов, методов, организационных форм и технологических приемов управления образовательным процессом, направленный на повышение его эффективности посредством планирования, организации, мотивация и контроля.
Вся деятельность топ-менеджера (руководителя) образовательного учреждения должна обеспечить эффективность процесса образования. Для того, чтобы успешно организовать этот процесс, руководителю нужно использовать ряд дополнительных операций, присущих менеджменту любой организации, но не всегда несущих в себе образовательный характер.
Управление маркетингом (market-рынок) — процесс изучения рынка и продвижения товара (услуги) в нем посредством управленческой концепции, образа мышления, своеобразной философия деятельности на рынке, и системы практических приемов и мер, направленных на достижение успеха на рынке.
Реклама — мысль (идея), которую нужно довести до потребителя
Виды рекламы:
- реклама в прессе;
- печатная реклама;
- аудиовизуальная реклама;
- радио- и телереклама;
- выставки и ярмарки;
- рекламные сувениры;
- прямая почтовая реклама (директ мейл);
- наружная реклама;
- компьютерная реклама.
PR ( pablik relations ) — формирование благоприятного общественного мнения в обществе — управленческая деятельность по достижению гармонии интересов фирмы и ее социальной среды на основе правдивой информации, т.е. направлена на продвижение фирмы в обществе.
Деятельность PR состоит из четырех основных этапов:
- Анализ: какова проблема.
- Планирование: что нужно сделать.
- Коммуникация: как это сообщить людям.
- Оценка результатов: дошло ли сообщение до аудитории и произвело ли нужный эффект.
Стимулирование сбыта включает в себя все виды маркетинговой деятельности, направленные на стимулирование действий покупателя, сделать незамедлительную продажу услуги. Основные формы стимулирования сбыта: премии; скидки с цены; торговая скидка; купоны; спонсорская поддержка специальных мероприятий; игры и конкурсы и др.
Управление образовательным процессом – осуществляется на основе принятых в образовательном учреждении и его структурных подразделениях «Образовательных программ». Технологический процесс включает в себя работу с персоналом, обучающимися и родителями. Эта часть менеджмента наиболее знакома руководителю и на ней мы не будем останавливаться.
Управление финансами — формирование и регулирование всех финансовых процессов в учреждении, включая инвестиции (бюджетное финансирование оплата за дополнительные платные образовательные и др. услуги, предоставляемые учреждением, спонсорские средства и др.)
Механизмы управления финансами
Финансовый учет (налоговый, бухгалтерский и управленческий учет) — система сбора и обработки финансовой информации об учреждении, дающая ее пользователям возможность выносить обоснованные суждения о финансовом положении организации и принимать экономические решения. Составление смет и калькуляций — бухгалтерский расчет затрат в денежном выражении на осуществление работ и услуг.
Финансовое планирование — процесс оценки и выбора проекта денежных вложений, а также его формализация в виде бюджета или финансового плана
Финансовое планирование подразумевает:
- выявление потребностей в средствах;
- анализ альтернативных вариантов удовлетворения этих потребностей;
- подготовку доклада для руководителя;
- выбор лучшей альтернативы;
- распределение имеющихся ресурсов между различными направлениями инвестирования.
Управление персоналом
Управление персоналом — сфера деятельности руководящего состава организации, руководителей подразделений, направленная на повышение эффективности работы учреждения за счет повышения эффективности работы с ее сотрудниками психологическими, правовыми, экономическими и другими методами.
Основные направления работы с персоналом:
- концепция управления персоналом;
- привлечение персонала;
- подбор персонала;
- кадровое делопроизводство;
- адаптация персонала;
- оценка персонала;
- кадровый резерв;
- развитие, мотивация и стимулирование персонала;
- охрана труда.
Логистика
Логистика – это организация процессов разного типа и всех их вместе (кто, что, когда и в какой последовательности) Логистика – это такая «труба», по которой движутся потоки: материальные, финансовые, информационные, и с ними что-то происходит, меняется их качество. Такие потоки могут быть как внешние, так и внутренние.
Внешняя логистика образовательного учреждения регулируется нормативной базой, действующей на территории Российской Федерации. Принимая управленческие решения по различным вопросам деятельности учреждения необходимо строго соблюдать иерархию и приоритетность документов:
- Гражданский кодекс РФ, Трудовой Кодекс РФ, налоговое законодательство РФ.
- Закон об образовании РФ и другие отдельные законы РФ.
- Законы субъектов Федерации.
- Инструкции по применению законов и иные подзаконные акты.
- Методические указания и рекомендации, ведомственные инструкции.
- Комментарии, консультации, мнения специалистов.
Логистика внутри образовательного учреждения регулируется локальными актами, издаваемыми в учреждении, в которых прописываются бизнес- и технологические процессы, происходящие в учреждении, в форме следующих документов :
- Положения: «О структурном подразделении», «О персонале», «Об обучающихся», «Об оплате образовательных услуг», «О материальном стимулировании», «О службе охраны труда», «Об оценке персонала» и т.п..
- Правила: «Внутреннего трудового распорядка», «Подготовки и передачи дел в архив», «Ведения телефонных переговоров» и т.п..
- Инструкции: «По делопроизводству», «По работе с кадровыми документами» и т.п..
- Приказы административные, по основной деятельности, по кадрам и т.п. (в соответствии с циклограммой приказов) и распоряжениями руководителя учреждения и т.д.
Процесс управления учреждением
Процесс управления учреждением – это процесс планирования, организации, мотивации и контроля , необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь целей организации. Имеется две общих характеристики связующие эти процессы:
- они все требуют принятия решений;
- для всех нужна коммуникация, обмен информацией.
Коммуникации (связь, сообщение, средство связи, информацию, средство информации, контакт, общение, соединение) – это обмен информацией между другими системами, ее смысловым значением между двумя и более людьми. Информация необходима менеджеру для правильного принятия решения, чтобы сделать это решение понятным для других членов организации.
Этапы планирования
Функция планирования должна отвечать на вопросы: где находится организация в настоящее время, куда должна двигаться организация, каким образом организация собирается сделать это?
Обычно выделяют восемь этапов в процессе планирования:
- Целеполагание (формулировка целей). Чего именно вы (или ваше учреждение) хотите достичь? Это — самый трудный этап. Его нельзя формализовать. Личность менеджера проявляется именно в том, какие цели он ставит.
- Подбор, анализ и оценка способов достижения поставленных целей. Обычно можно действовать разными способами. Какой из них представляется наилучшим? Какие можно сразу отбросить как нецелесообразные?
- Составление перечня необходимых действий. Что конкретно нужно сделать, чтобы осуществить выбранный на предыдущем этапе вариант достижения поставленных целей?
- Составление программы работ (плана мероприятий). В каком порядке лучше всего выполнять намеченные на предыдущем этапе действия, учитывая, что многие из них связаны между собой?
- Анализ ресурсов. Какие материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы понадобятся для реализации плана? Сколько времени уйдет на его выполнение?
- Анализ разработанного варианта плана. Решает ли разработанный план цели, поставленные на этапе 1? Являются ли затраты ресурсов приемлемыми? Есть ли соображения по улучшению плана, возникшие в ходе его разработки при движении от этапа 2 к этапу 5? Возможно, целесообразно вернуться к этапу 2 или 3, или даже к этапу 1.
- Подготовка детального плана действий. Необходимо детализировать разработанный на предыдущих этапах план, выбрать согласованные между собой сроки выполнения отдельных работ, рассчитать необходимые ресурсы. Кто будет отвечать за отдельные участки работы?
- Контроль за выполнением плана, внесение необходимых изменений в случае необходимости.
В практике работы образовательных учреждений разрабатываются три основных вида планов: перспективный, годовой и текущий.
Взгляд на перспективу
Перспективный план работы учреждения составляется обычно на 5 лет и представляет собой программу развития организационной модели учреждения. Организовать – значит создать некую структуру и определить роли и задачи каждого из элементов этой структуры для достижения целей организации.
Этапы организационной разработки:
- Основная общая цель организации – четко выраженная причина ее существования – обозначается как ее миссия . Например, миссия НОУ «РОСТ» — « МЫ ЗАБОТИМСЯ О ТЕХ, КТО ЗАБОТИТСЯ О СВОИХ ДЕТЯХ!»
- Стратегия — это сильная деловая концепция плюс набор реальных действий, который способен привести эту деловую концепцию к созданию реального конкурентного преимущества, способного сохраняться длительное время.
Советы:
- Начинайте процесс структурирования / реструктурирования с разработки общей стратегической цели, или как ее называют «миссии» и стратегической концепции учреждения.
- Разработайте стратегию того, каким образом организация собирается добиться успеха, соответствующую общей стратегической концепции учреждения.
- Прежде чем формулировать стратегию учреждения, разработайте стратегию каждого подразделения в ее составе, представив, что все они являются как бы отдельными компаниями.
- Определите степень взаимодействия основных подразделений учреждения с другими ее подразделениями.
- Определив общую стратегическую концепцию и разработав соответствующую стратегию, приступайте к созданию организационной структуры, которая способствовала бы осуществлению этой стратегии.
- Для сохранения конкурентоспособности учреждения его организационная,структура должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной услуге и на конкретном конечном потребителе, чтобы во главе этой работы стояли компетентные менеджеры среднего звена, подотчетные руководителю учреждения.
Годовой план
Годовой план работы учреждения может быть разработан в разных формах и может содержать в себе разные составляющие, например:
- описание основных блоков работ – с указанием результатов по каждому из них, связи с другими задачами, блоками работ плана;
- блок-схема, сетевой график – с описанием результатов и комментариями по отдельным блокам работ;
- диаграмма Гантта, календарный план-график работ;
- табличный перечень задач – с указанием требуемых ресурсов;
- распределение задач между сотрудниками учреждения и сторонними исполнителями – с указанием выполняемых функций (исполнение, управление, контроль, экспертиза и т.п.);
- инструкции исполнителям по отдельным работам.
Конкретный выбор формы плана определяется перед началом работ
При выборе любой формы план должен содержать:
- перечень результатов со способом их измерения (оценки достижения);
- решаемые задачи (разбиение проекта на последовательно и параллельно решаемые задачи);
- результаты каждой из задач;
- требуемые ресурсы их решения.
Подготовка плана работы осуществляется в течение текущего учебного года и обычно проходит по следующим этапам:
- Руководитель учреждения, его заместители и руководители служб изучают новые нормативные, инструктивные документы, теоретические и методические материалы по вопросам развития образовательного учреждения, образования в целом и планирования в частности.
- Руководитель учреждения создает инициативную группу по разработке и корректировке структуры проекта плана, определяются источники и формы сбора необходимой информации.
- Анализируется получаемая информация, заслушиваются отчеты о работе членов комиссий и руководителей подразделений учреждения, делаются выводы о выполнении целей, поставленных на текущий учебный год, выявляются причины возникающих трудностей и пути их устранения в перспективе.
- Подготавливается и обсуждается проект плана. Устанавливаются цели на следующий год. В новом учебном году на первом заседании совета учреждения, (педсовета, заседания трудового коллектива) годовой план получает одобрение и далее утверждается руководителем учреждения и / или учредителем (в соответствии с полномочиями, предоставленными в Уставе учреждения).
Примерное содержание годового плана работы учреждения на учебный год
Обобщая различные варианты планов работы учреждения на год, и учитывая изложенные ранее требования к планированию, рассмотрим один из возможных вариантов и этапов составления годового плана.
Краткий анализ итогов работы учреждения за прошедший год
Анализ работы в годовом плане учреждения – это не простое перечисление достижений и неудач учреждения а, прежде всего, сравнение целей, которые мы ставили на прошедший учебный год и то, как мы их выполнили и причины их невыполнения.
Причинами невыполнения плана могут быть:
- высокая плотность (перегрузка плана);
- неравномерность распределения работы между исполнителями;
- неравномерность распределения работы по месяцам;
- неконкретность запланиро¬ванного мероприятия;
- недостаток финансовых средств;
- непродуманная организация дела;
- нестабильность кадров;
- отсутствие контроля (слабый контроль);
- недисциплинированность;
- болезнь исполнителей;
- другие причины.
Постановка целей на новый учебный год
Из объективного анализа вычленяются цели на новый учебный год. Их не может быть много, их должно быть 2 — 3. Это цели, над которыми должен работать весь коллектив образовательного учреждения, включая и педагогов и различные службы сопровождения образовательного процесса.
Планирование работы на год
Годовой план составляется на учебный год, включая летний период. В плане выделяются разделы (блоки) управления образовательным учреждением. План состоит из двух частей: организационной (мероприятия, сроки) и ресурсной (материальные, финансовые, информационные, кадровые ресурсы). В представленном варианте годового плана указаны блоки, касающиеся непосредственно управленческой деятельности топ-менеджера учреждения, в подчинении которого находятся несколько структурных подразделений. В план включены мероприятия необходимые для нормального функционирования учреждения, так и мероприятия, направленные на его развитие.
Дела текущие
Текущий план составляется на месяц или другой период. Он является конкретизацией и логичным продолжением годового плана учреждения.
Таким образом, планирование работы в учреждении ежегодно проходит по следующему циклу:
- анализ работы прошедшего года;
- постановка новых целей на следующий учебный год;
- организация мероприятий работы по исполнению поставленных целей;
- мотивация персонала на их исполнение;
- контроль выполнения поставленных целей;
- корректировка плана.
Контроль – это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в корректировке
Сколь бы хорошо ни были разработаны планы, они, как правило, не могут быть выполнены так, как были задуманы. Будущее нельзя абсолютно точно предсказать. Неблагоприятные погодные условия, аварии, болезни и увольнения сотрудников и многие другие причины нарушают наши планы. Т.е. отклонения от плана практически неизбежны. Как поступать при этом руководителю? Есть два пути.
При выявлении отклонений можно стремиться к возврату на плановую траекторию движения. Для этого могут понадобиться дополнительные ресурсы (материальные, кадровые, финансовые). Можно лишь зафиксировать отклонения и учесть их при составлении плана на новый учебный год. Решение зависит от того, насколько для организации важен план — является ли он «законом» или же только «руководством к действию», задающим желательное направление движения.
Выборочный контроль применяется тогда, когда полный контроль является разрушающим, и тогда, когда полный контроль становится экономически нецелесообразным. Выборочный контроль удобен для административного контроля тех целей годового плана, которые стоят перед учреждением.
Снятие механизмов контроля (эмпауэрмент)
Это атмосфера работы, определяемая проводимой в организации политикой, в которой сотрудникам предоставляются полномочия и ответственность за решения на том уровне, на котором они действуют. Роль руководителя, менеджера, лидера – это роль учителя.
Организация, практикующая эмпауэрмент, должна выполнять пять условий:
- четкие ориентиры границ полномочий;
- четкое определение ответственности;
- увеличение знаний;
- поддержка при принятии решений;
- удовлетворенность ожидания персонала.
В заключении поставим перед собой вопрос: будет ли работать учреждение, у которого вообще нет годового плана? Я вынуждена ответить, что будет. Педагоги по–прежнему ежедневно будут приходить на работу, давать знания обучающимся, выполнять программу. Следовательно, годовой план работы учреждения нужен не для того, чтобы организовать учебно – воспитательный процесс, а для того, чтобы, объединив усилия всех участников образовательного процесса, (а в первую очередь педагогов, т.к. их большинство в образовательном учреждении) на решение главных для учреждения целей и получить при этом наилучший конечный результат.